Approuver les comptes de l'ASBL en confinement

Publié le 15 mai 2020 dans Covid-19


Source : monasbl.be 

Parmi ses prérogatives, l’assemblée générale annuelle doit examiner et valider les comptes de l’exercice fiscal écoulé en vue de leur dépôt à la BNB ou au greffe du tribunal de l’entreprise. La crise actuelle perturbe le fonctionnement des organes de décision de l’ASBL. Comment procéder tout en respectant les délais légaux ?

Les mesures gouvernementales prises successivement depuis le 14 mars 2020, date des premières fermetures d’entreprise et mesures de distanciation sociale, ont largement limité les capacités de réunion des organes internes des ASBL à une période de l’année où ils doivent préparer et organiser leurs AG annuelles, notamment afin de valider leurs comptes annuels.

L’arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020 a introduit un nouveau cadre de fonctionnement. D’abord applicables du 1er mars au 3 mai inclus, ses mesures seront en vigueur jusqu’au 30 juin 2020 inclus.

À cet égard, rappelons que ces mesures sont optionnelles. À condition de respecter les mesures de distanciation physique, les ASBL peuvent dès lors se réunir normalement si elles le souhaitent (ce sera généralement le cas d’associations qui comptent un nombre très limité de membres, inférieur à 5).

En résumé, l’organe d’administration a le choix entre 3 possibilités :

  • convoquer et tenir l’AG selon le régime ordinaire, en veillant à respecter les mesures de distanciation sociale ;
  • imposer la tenue d’une AG à distance, en adaptant les modalités de convocation, de délibération et de vote ;
  • reporter l’AG à une date ultérieure (date ultime prévue par les statuts – le 30 juin pour la grande majorité des ASBL – à laquelle peut s’ajouter un délai de 10 semaines).

Une convocation à l’AG déjà publiée ou envoyée peut encore être modifiée. L’organe d’administration veille à ce que les modifications soient portées à la connaissance des membres par le moyen le plus adapté (site internet, courrier électronique, courrier ordinaire si aucune adresse électronique n’est connue).

COMMENT ORGANISER L'APPROBATION DES COMPTES ?

Dans tous les cas, l’AG annuelle doit être précédée d’une réunion « préparatoire » de l’organe d’administration. À cette occasion, sont entre autres finalisés les comptes à présenter aux membres : bilan et budget prévisionnel.

Les dispositions de l’arrêté royal n° 4 s’appliquent également à cette réunion de l’organe d’administration, qui peut dès lors se tenir à distance ou être reporté comme l’AG elle-même.Les réunions de l’organe d’administration sont supposées collégiales. La collégialité implique donc que les points de vues de chacun puissent être échangés et débattus, et qu’en principe, l’échange a lieu en direct.

Toutefois, si vos statuts ne l’interdisent pas (attention l'arrêté n°4 du 9 avril 2020 l'autorise exceptionnellement même si les statuts l'interdisent), les décisions de l’organe d’administration peuvent être prises par écrit, l’écrit supposant que l’on puisse décider à distance et donc pas obligatoirement en direct. Dans ce cas, les décisions doivent être unanimes :

  • il s’agit d’adopter un texte commun ;
  • la caractère unanime doit être acté dans le PV de réunion.

À défaut, ces décisions pourraient être contestées, impliquant une nouvelle délibération… Or, il paraît difficile de revenir en arrière sans conséquence pour la bonne gouvernance de l’ASBL.

Si l’ASBL opte pour une AG à distance

L’organe d’administration peut mettre à disposition un système de réunion à distance ou imposer aux participants à l’AG d’exercer leurs droits exclusivement par un vote par correspondance ou par un vote par procuration.
En cas d’AG à distance, l’ASBL doit mettre à disposition des participants un moyen de communication électronique pour tenir une réunion à distance (téléconférence, vidéoconférence, visioconférence), avec les garanties suivantes : 

  • l’obligation d’être en mesure de contrôler, grâce au moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l’identité du participant ;
  • le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux participants de prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions et d’exercer le droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée générale est appelée à se prononcer ;
  • la convocation contient dans ce cas une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance à l’AG. Le cas échéant, ces procédures sont rendues accessibles à tous sur le site internet de l’ASBL.

En cas de vote par correspondance, sauf dispositions prévues dans les statuts, l’ASBL doit mettre un formulaire à disposition des participants. Ce formulaire reprend diverses mentions, y compris l’ordre du jour et les propositions de décisions pour chaque point (notamment l’approbation des comptes annuels).Les formulaires de vote doivent alors être renvoyés à l’adresse indiquée par l’association, y compris par courrier électronique, accompagné d’une copie scannée ou photographiée du formulaire complété et signé. 
L’organe d’administration peut imposer que ces votes soient communiqués au plus tard 4 jours avant l’AG.En cas de vote par procuration, l’organe d’administration peut imposer le mandataire désigné. La procuration doit indiquer les instructions de vote spécifiques pour chaque point de l’ordre du jour.
Les procurations doivent alors être envoyées à l’adresse indiquée par l’association, y compris par courrier électronique, accompagné d’une copie scannée ou photographiée de la procuration complétée et signée.
Là encore, l’organe d’administration peut imposer que ces votes soient communiqués au plus tard 4 jours avant l’AG.

Si l’ASBL opte pour un report de l’AG à une date ultérieure

Le report de 10 semaines est calculé en fonction du délai ultime pour approuver les comptes annuels (6 mois après la fin de l’exercice social) et ensuite les déposer (7 mois après la fin de l’exercice social, soit un mois après l’approbation des comptes) au greffe du tribunal de l’entreprise ou à la BNB (selon le modèle comptable de l’ASBL).En cas de report de l’AG, l’organe d’administration peut choisir la date à laquelle elle aura finalement lieu, dans le respect de ces délais. La date doit donc être calculée en fonction de la date de report ultime pour l’approbation des comptes (ex. : 30 juin + 10 semaines, soit le 8 septembre au plus tard) et le dépôt (ex. : 31 juillet + 10 semaines, soit le 9 octobre au plus tard).L’organe d’administration doit obligatoirement se réunir avant la date de l’AG pour arrêter les comptes, mais il n’y a pas de date ultime comme il n’y a pas de date légale ultime pour arrêter les comptes, pour peu que le délai minimal de 15 jours entre l’envoi des convocations et la tenue de l’AG soit respecté.Sur cette base, la réunion de l’organe d’administration pourrait se tenir mi-août avant de convoquer l’AG pour la première semaine de septembre. Il n’est dès lors pas obligatoire de finaliser les comptes au 30 juin.