L'Assemblée Générale en période de confinement

Publié le 06 mai 2020 dans Covid-19


Source : Ideji

Un certain nombre d’assouplissements et d’options ont été adoptés, par le ministre de la justice, pour permettre aux personnes morales dont les ASBL de gérer cette situation sans perdre de vue les droits des membres.

Ces règles exceptionnelles s’appliquent à toutes les associations sans tenir compte de ce que prévoient ou non les statuts. Pour ce qui est du délai de validité de ces mesures, elle s'appliquent du 1 mars au 30 juin 2020.

Vu son caractère rétroactif, elles concernent également les assemblées générales qui ont déjà été convoquées après le 1er mars mais qui n'ont pas encore eu lieu pour autant que les membres soient suffisamment informés. Mais elles ne s’appliquent pas au assemblées qui ont déjà eu lieu.

Les règles prévues s’appliquent aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires. Cela est important car cette année, plusieurs associations avaient prévu d’adapter leurs statuts au Code des sociétés et des associations, qui est devenu applicable le 1er janvier 2020 à toutes les associations existantes bien qu’elles aient encore jusqu’au 1er janvier 2024 pour modifier leurs statuts.

Le ministre a envisagé différentes possibilités. Il vous appartient de choisir l’option qui servira le mieux l’intérêt de votre association et surtout celle qui garantie les droits de vos membres.

L'ORGANISATION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SELON DES MODALITÉS COMPATIBLES AVEC LES MESURES SANITAIRES, TOUT EN PERMETTANT AUX MEMBRES D'EXCERCER LEUR DROIT DE VOTE ET DE POSER DES QUESTIONS

Le conseil d'administration peut décider d'imposer aux membres :

1) Le vote par écrit :

Le conseil d’administration peut décider de prévoir le vote à distance. Il s’agit là d’une extension de la procédure spécifique aux sociétés anonymes prévue à l’article 7 : 146 du code des sociétés et associations. Ainsi, pour les votes exprimés par écrit, envoyés par courrier ou par voix électronique, il y a lieu de prévoir un formulaire comportant notamment :

  • le nom ou la dénomination du membre et son domicile ou siège;
  • l'ordre du jour de l'assemblée, en ce compris les propositions de décision;
  • le délai dans lequel le formulaire de vote à distance doit parvenir à l’association ;
  • la signature de l'actionnaire sous forme manuscrite ou par un procédé de signature électronique ;
  • le sens du vote ou l’abstention.

Ces éléments sont nécessaires pour s’assurer de l’identité et de la qualité du membre votant ainsi que du vote exprimé.

En cas de modification, en assemblée, d'une proposition de décision sur laquelle un vote a été exprimé, le vote exprimé à distance n'est pas pris en considération.
Il est également possible de poser des questions par écrit, jusqu’au quatrième jour avant l’assemblée.

2) Le vote par procuration remise avant l’assemblée générale

La procuration devra être accordée à une personne déterminée et doit obligatoirement contenir des instructions de vote spécifiques pour chaque décision devant être prise durant la réunion selon l’ordre du jour. Donc une instruction par point à l’ordre du jour.

Le fait de permettre le vote par procuration n’implique pas que le mandataire c’est-à-dire celui qui détient la procuration soit physiquement présent.
Si la présence d’un notaire devait être justifié pour votre association, un mandataire pourrait à lui seul représenter les autres membres.

Dans le cas où une assemblée générale ait lieu avec des présences physiques, les règles de distanciation sociale ainsi que toute autres mesures destiné à lutter contre le corona virus doivent obligatoirement être respecter. Dans le cas contraire la réunion ne peut pas être tenue.

Les membres peuvent poser leurs questions par écrit jusqu’au quatrième jour avant la réunion, auquel il faudra répondre le jour de la réunion.

Le vote par procuration peut évidemment être combiné avec le vote à distance.
Les formulaires de vote à distance et les procurations seront envoyés à l’association à l’adresse indiquée ou uniquement par voie électronique. Une version scannée ou photographiée pourra suffire.

Si pour les mise en oeuvre des dispositifs précités, il n'est pas possible de garantir des présences physiques sans prendre de risque de contagion du virus, aucune présence pysique ne peut être imposée.

3) Les réunions via les moyens de communication électroniques

Les réunions par conférence vidéo ou téléphonique peuvent être réalisées pour un nombre limité de personnes afin de s’assurer de la participation de chacun et l’existence d’une délibération. Les membres doivent pouvoir prendre la parole, poser leurs questions, obtenir des réponses et voter. Dans ces cas, les documents écrits pourront être échangés par e-mail.

Quelle que soit l’option que vous choisirez, les règles relatives au conflit d’intérêt et au calcul des majorités restent d’application. Par ailleurs, il faudra absolument veiller au respect des droits des membres. 

L’existence des possibilités précitées permettant l'organisation d'une assemblée générale ne doivent pas être interprétées comme une obligation d’y recourir pour tenir absolument votre assemblée générale. En effet, l’arrêté royal prévoit également le report des réunions si vous estimez qu’il s’agit de la meilleure option dans l’intérêt de tous. 

REPORTER L'ORGANISATION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE JUSQU'À L'ISSUE DU CONFINEMENT

Vous pouvez décider de reporter votre assemblée générale en prolongeant de dix semaines le délai légal dans lequel devait normalement avoir lieu votre assemblée générale (six mois suivant la clôture de l'exercie social) qu'elle ait déjà été convoquée ou non. Ce report de dix semaines concerne à la fois l’organisation de l’assemblée générale mais également l’obligation de déposer les comptes annuels auprès du greffe ou de la Banque National de Belgique ou encore les publications à effectuer.

QUID DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ?

Les moyens exposés ci-dessus ne concernent que l’assemblée générale.

Le conseil d’administration peut lui, prendre une décision unanime par écrit, à moins que les statuts ne l'interdisent. Il lui est également possible d’utiliser les moyens de communication électroniques permettant une délibération même si les statuts ne le prévoient pas.

Cet arrêté royal vous donne, dés lors, le choix de reporter la tenue de votre assemblée générale ou de décider de l’organiser en faisant usage des moyens précités en respectant les droits de vos membres. Mais dans tous les cas, l’idée générale de cet arrêté royal est de rassurer quant à l’organisation ou non de votre assemblée générale car vu les circonstances actuelles, votre santé ainsi que celle de vos membres l’emporte sur l’organisation de votre assemblée générale.