Retenons au préalable quelques principes de base : une ASBL est constituée de minimum deux personnes physiques ou morales qui doivent se réunir dans le but de réaliser un objectif désintéressé (non lucratif). Aucun capital minimum n’est requis. L’ASBL ne peut distribuer de bénéfices à ses membres. Mais elle peut, depuis la réforme du Code des Sociétés, exercer des activités commerciales et industrielles sans aucune limite en respectant toutefois certaines conditions.
Si la constitution d’une ASBL doit respecter des étapes bien précises, il convient avant tout de se poser les bonnes questions avant de créer son ASBL.
10 BONNES QUESTIONS À SE POSER AVANT DE CONSTITUER VOTRE ASBL
1. QUELS SONT LES BUTS POURSUIVIS PAR VOTRE ASBL (SA RAISON D'ÊTRE, SA FINALITÉ) ET SON OBJET SOCIAL ?
Si vous souhaitez créer une ASBL, c’est toujours dans un but bien précis. C’est ce que l’on appelle la raison d’être ou la finalité de l’association sans but lucratif. Autrement dit : à quoi sert-elle ? Qu’il s’agisse d’accompagner des enfants dans leur apprentissage et leur épanouissement en dehors du cadre scolaire, de recueillir des animaux abandonnés ou d’organiser des cours de volley-ball, vous poursuivrez toujours un ou des objectif(s).
La description du but désintéressé poursuivi au sein de votre ASBL et les activités qui constituent son objet social font partie des mentions obligatoires qui doivent figurer dans les statuts de votre association.
La notion d’objet social est complémentaire à celle de but. Elle désigne l’activité ou les activités principales mises en place par les fondateurs pour atteindre le ou les buts désintéressés de l’ASBL.
2. QUEL EST LE NOM (LA DÉNOMINATION SOCIALE) DE VOTRE ASBL ?
C’est l’une des premières questions que l’on se pose lorsque l’on crée un ASBL : quel petit nom va-t-on lui donner ? Va-t-on opter pour un acronyme ? Un mot valise ? Un prénom ?
A retenir : l’ASBL doit avoir une dénomination qui permet de la distinguer de toute autre personne morale (à but lucratif ou non) ou association de fait (sans personnalité juridique). Elle doit avoir un nom différent de celui des autres associations et fondations, mais également de celui des sociétés.
Veillez donc à ne pas utiliser le nom d’une personne morale déjà existante.
Une autre personne morale pourrait en effet s’estimer lésée par une usurpation de sa dénomination sociale et poursuivre l’ASBL et/ou ses fondateurs.
Pensez également à vérifier si l’url de votre futur site internet est disponible et gardez à l’esprit que votre nouvelle identité textuelle devra s’accompagner d’une identité visuelle (logo et charte graphique).
Le nom officiel de l’ASBL devra figurer dans les statuts (à défaut, le juge du Tribunal de l’entreprise peut prononcer sa nullité) et dans tous les actes qui seront posés par l’association, en son nom et pour son compte.
3. QUEL EST LE SIÈGE SOCIAL DE VOTRE ASBL ?
Avec le nouveau Code des Société et des ASBL, les ASBL ne doivent plus préciser dans les statuts l’adresse du siège et l’arrondissement judiciaire. Il suffit d’indiquer la région dans laquelle le siège social de l’ASBL est établi.
4. QUI SONT LES MEMBRES FONDATEURS DE VOTRE ASBL ?
Une ASBL n’existe pas sans membres fondateurs. Ce sont les premiers membres effectifs de l’ASBL et doivent être au nombre minimum de deux au moment de la constitution de l’ASBL.
Les membres fondateurs jouent un rôle crucial dans la création et la vie de l’ASBL : ils établissent les statuts et signent l’acte constitutif ; deux documents indispensables pour donner naissance à votre association.
5. QUI SIÈGE DANS L'ORGANE D'ADMINISTRATION DE VOTRE ASBL ?
L’association est administrée par un organe d’administration collégial qui compte au moins trois administrateurs, qui sont des personnes physiques ou morales. A noter toutefois : si et aussi longtemps que l’association compte moins de trois membres, l’organe d’administration peut être constitué de deux administrateurs.
Tant que l’organe d’administration ne compte que deux membres, toute disposition qui octroie à un membre de l’organe d’administration une voix prépondérante perd de plein droit ses effets.
Les administrateurs sont nommés par l'assemblée générale des membres, soit pour une durée déterminée, soit pour une durée indéterminée. Ils peuvent être désignés pour la première fois dans l’acte constitutif.
6. QUI PEUT ÊTRE MEMBRE DE VOTRE Qui ASBL ?
Une ASBL peut compter des membres effectifs, généralement dénommés simplement « membres » et des membres adhérents. On les distingue par leur nombre, leur statut ainsi que leurs droits et obligations.
Les membres adhérents ne sont pas soumis aux droits et obligations réservés aux membres effectifs. Leurs droits et obligations, définis par les statuts, sont en principe moindres que ceux des membres effectifs.
Chaque ASBL fixe les conditions et formalités d’admission (et de sortie) de ses membres dans ses statuts, pour chaque catégorie (membres effectifs, membres adhérents, etc.). Cela fait partie des mentions minimales des statuts.
En règle générale, l’ASBL n’est pas obligée d’accepter toute personne qui le demande parmi ses membres. Quand bien même elle correspond aux conditions et critères d’admission, il n’y a rien d’automatique : sa candidature peut encore être refusée. En cas de refus, l’ASBL ne doit pas nécessairement justifier ou motiver sa décision.
Afin de bien établir les règles d’admission de votre association, posez-vous les questions suivantes :
- Les membres doivent-ils payer une cotisation ?
- A quels critères doivent-ils répondre ?
- Doivent-ils présenter une candidature écrite ?
7. DE QUEL MONTANT DE DÉPART AVEZ-VOUS BESOIN ?
Il n’est pas nécessaire d’avoir un capital de départ pour former une ASBL.
Les seuls frais administratifs sont liés à la publication au Moniteur belge des statuts de l’ASBL:
- Sur papier: 171,00 euro + 21% T.V.A. = 206,91 euros (effectuez le paiement des frais de publication en un seul et unique versement).
- Par voie électronique: 123,50 euro + 21% T.V.A. = 149,44 euros (effectuez le paiement des frais de publication en un seul et unique versement).
Pour effectuer une modification : sur papier et par voie électronique, les frais s’élèvent à 115,90 euro + 21% T.V.A. = 140,24 euros (effectuez le paiement des frais de publication en un seul et unique versement).
Ces tarifs sont valables depuis le 1er mars 2022.
LES AUTRES DÉPENSES
Pour la mise en place de votre projet, vous pourriez être amené à effectuer d’autres dépenses : pc portable, actions de communication, création de l’identité visuelle, d’un site internet, organisation d’un événement pour lancer votre ASBL.
8. QUEL EST LE BUSINESS PLAN DE VOTRE ASBL ?
Nombreux sont les fondateurs d’ASBL qui se lancent dans l’aventure sans avoir réfléchi aux conditions de fonctionnement de leur association. La rédaction des statuts, la recherche des premiers administrateurs, occupent alors tout l’espace, au détriment de l’examen attentif de la viabilité de l’association dans la durée.
Dans ce contexte, l’élaboration d’un business plan est déterminante pour la bonne santé et la pérennité de votre ASBL.
9. QUELLES SONT LES BASES DE LA COMPTABILITÉ QUE VOUS DEVEZ MAITRISER ?
Peu importe la taille de votre ASBL, vous devez tenir la comptabilité.
10. SOUHAITEZ-VOUS FOURNIR DES ATTESTATIONS FISCALES À VOS FUTURS DONATEURS ?
Votre ASBL est spécialisée dans l’accueil et l’accompagnement de parent(s) et d’enfant(s) en situation d’extrême précarité ? Ou dans la lutte contre les assuétudes ou encore dans l’inclusion de personnes porteuses de handicap ? Vous avez identifié les dons comme une source de revenus nécessaires voire indispensables à la réalisation de vos missions et projets, il vous faudra alors mettre toutes les chances de votre côté pour maximiser l’apport des donateurs.
Parallèlement à la stratégie de collecte de fonds que vous allez mettre en place, vous pouvez introduire votre demande afin de pouvoir délivrer des attestations fiscales à vos donateurs.
Les dons égaux ou supérieurs à 40€ par an donnent lieu à une attestation fiscale que vos donateurs peuvent déduire à 45%. Mais pour cela, votre association doit détenir un agrément.
RÉDACTION ET PUBLICATION DES STATUTS DE L'ASBL
Une fois que vous avez répondu aux différentes questions, vous pouvez vous lancer dans la rédaction des statuts de votre ASBL. Les statuts sont le document le plus important de l’ASBL ! C’est à ce texte que vous devrez vous référer pour savoir comment appréhender n’importe quelle situation qui surviendra dans la « vie » de votre ASBL.
Les statuts comportent les règles fondamentales de l'association. La loi prévoit de nombreuses mentions minimales qui doivent obligatoirement figurer dans l'acte constitutif de l’ASBL.
RESPECT DES FORMALITÉS
Constituer une ASBL vous impose de respecter certaines formalités légales. Au moment de la constitution de l’ASBL, les membres fondateurs doivent en effet déposer une série d’actes au greffe du Tribunal de l’entreprise. Ces actes publiés doivent être conformes, sinon l’association encourra un risque de sanctions (non-acquisition de la personnalité juridique par l’ASBL, nullité de l’ASBL et sa liquidation, mise en cause de la responsabilité des fondateurs).
On retiendra que l’acte constitutif de l’ASBL devra être déposé au greffe du tribunal de l'entreprise (du lieu où se trouve le siège social de l’ASBL), ainsi que d’une publication aux Annexes du Moniteur belge.
Les actes concernant la nomination des administrateurs, des personnes déléguées à la gestion journalière, des personnes autorisées à représenter l’ASBL et des commissaires doivent également être déposés et publiés.
Ces nombreuses démarches aboutiront à la constitution de l’ASBL en tant que telle, qui verra le jour par l’acquisition de la personnalité juridique. Dans la foulée du dépôt de l'acte constitutif, la greffe du tribunal se charge de l'inscription à la BCE.
La BCE est une base de données du SPF Economie qui reprend toutes les données de base des entités enregistrées. La BCE centralise les données de base des entités et des unités d’établissement, et les communique aux différentes autorités compétentes. La BCE attribue à chaque entité et unité d’établissement un numéro d’identification unique: le numéro d'entreprise.
REMPLIR ET COMPLÉTER LES DONNÉES DU REGISTRE UBO
Afin de lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, la Belgique a mis en place un registre des bénéficiaires effectifs (UBO). Comme les sociétés et fondations, les ASBL doivent y introduire une série de données et d’informations relatives à certaines catégories de ses membres ou de personnes bénéficiant de son objet social.